THANH TOÁN CHI PHÍ DN BẰNG TK CÁ NHÂN _ BỘ CHỨNG TỪ KÈM THEO

SẾP rất hay thanh toán chi phí bằng tài khoản cá nhân của Sếp, làm sao chi phí DN VẪN được trừ, thuế GTGT vẫn được khấu trừ?

Trong quá trình tư vấn cho rất nhiều DN tư nhân thuộc các lĩnh vực sản xuất, thương mại dịch vụ, xây lắp, tôi đã gặp không ít các trường hợp chủ DN thường xuyên sử dụng TK cá nhân (thẻ tín dụng cá nhân) để thanh toán các chi phí của DN.

Đây là phương thức thanh toán có nhiều ưu điểm như tính tiện dụng, không cần đến ngân hàng, chủ DN có thể thanh toán online bằng điện thoại, thanh toán không dùng tiền mặt mà không cần để sự “tiếp sức của bộ máy kế toán DN”, có thể thanh toán vào bất cứ thời điểm nào, kể cả ngoài giờ hành chính, bất cứ ở đâu, miễn là có thể online, giao dịch được chấp nhận hoặc nhà cung cấp có máy thanh toán bằng thẻ tín dụng…

Tuy nhiên, nhiều bạn kế toán trăn trở, lo lắng về việc không biết: chi phí bằng tài khoản cá nhân của Sếp có được trừ không, thuế GTGT có được khấu trừ?

Căn cứ công văn số 3671/TCT-DNL ngày 16/08/2016 của Tổng cục thuế : “Nếu Công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng mang tên cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên Công ty; Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp; chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của Công ty cho cá nhân và chứng từ chuyển tiền từ thẻ của cá nhân cho người bán thì Công ty được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN”

Vậy, để khoản chi phí của DN chi từ tài khoản của cá nhân là chi phí được trừ, kế toán cần căn cứ bằng chứng kế toán sau:
+ Giấy ủy quyền hợp pháp của DN cho cá nhân thanh toán
+ Giấy đề nghị thanh toán của DN cho cá nhân (sau khi cá nhân đã sử dụng tài khoản của mình thanh toán chi phí cho DN)
+ Hồ sơ mua hàng hóa dịch vụ đều đứng tên DN và nội dung giao dịch phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận/ nghiệm thu khối lượng dịch vụ, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho (nếu là hàng hóa)…
+ Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản cá nhân cho người bán
+ Chứng từ chuyển tiền nhờ chi hộ từ DN cho cá nhân bằng chuyển khoản

Xin gửi tặng các bạn Mẫu “Giấy ủy quyền hợp pháp của DN cho cá nhân thanh toán “ và mẫu “Giấy đề nghị thanh toán của DN cho cá nhân”. Chúc các bạn có thêm gợi ý giá trị, bổ ích cho công việc kế toán của mình!

Tình huống kế toán – Nguồn: Internet